10 נקודות לשימוש יעיל ומועיל בדואר האלקטרוני

ראשית, החליטו, האם דווקא דוא"ל הוא הדרך הטובה ביותר להניע/לקדם את העניין? לפעמים שיחה יעילה יותר מדוא"ל. אם החלטתם שכן, קבלו כמה טיפים להודעת דוא"ל מוצלחת:

1. הנושא: הכותרת/נושא היא המקום הראשון שבו הנמענים פוגשים את המסר שלכם ולכן היא מאוד קריטית. החוכמה היא להציג שם את הנושא ואת הכיוון. לדוגמה, "שם פרויקט: עיכוב בבנייה" או "שם פרויקט: דוח התקדמות" ואז המשך המייל הוא הרחבה. במידה והמסר דחוף, כדאי לציין זאת. לדוגמה "[דחוף]".
2. חיפוש: אחד האתגרים הגדולים בהודעות דואר אלקטרוני הוא חיפוש ומציאה של הודעה. לכן, הנושא של המייל חשוב מאוד. כשכותבים כותרת צריך לחשוב כמו מנוע חיפוש.
3. קצרו: אנחנו מקבלים מאות מיילים ביום. תוסיפו לכך גם הודעות, WhatsApp, זום, שיחות וכו' - ברור שיש הצפה רצינית של מידע שמגיע. ככל שתצליחו לקצר את ההודעה, כך תתגברו על הפיתוי של הנמענים להתעלם או לדחות את ההתייחסות אליכם.
4. דייקו: אנחנו לא רק מוצפים במיילים, אלא גם במושגים, פרויקטים, דוחות ופגישות. ככל שתהיו מדויקים יותר, ככה סיכויי ההצלחה של המייל עולים. בדקו שהמושגים, התיאורוכים, הסטטיסטיקות וכל דבר שמופיע במייל שלכם - מדויק.
5. מה המטרה: הייתם קצרים ומדויקים. מה אתם רוצים שיקרה עכשיו בעקבות המייל ששלחתם? האם צריך להחזיר לכם תשובה? האם אתם מחפשים פידבק? הקריאה שלכם לפעולה צריכה להיות מאוד ברורה.
6. תנו לנשום: פסקאות, בולטים, נקודות ופסיקים - תנו לקוראים שלכם חוויה נעימה. ככל שהקריאה נוחה וקלה לקריאה, כך הסיכוי שהנמענים יתייחסו למייל עולה.
7. הדגשות: פסקאות ופיסוק עושים עבודה נהדרת בהצגה כללית מרווחת ונעימה. הבלטה (bold) עושה עבודה מעולה בסידור כותרות, והכוונת תשומת הלב של הנמענים למקומות הרצויים. בולד הוא תבלין מעולה, כשעושים בו שימוש מדוד ומדויק.
8. קישורים: אם הדוא"ל כולל קישורים, הקפידו להכניס אותם כשהם מוטמעים בתוך הטקסט. אם תציגו לינק בצורה חופשית הוא יוסיף הרבה מאוד רעש. בנוסף, הטקסט שמכיל את הקישור צריך להיות ברור (לאן הקישור יוביל את הנמען) ויעיל (לא שבור).
9. נמענים: זה יהיה מביך ויגרום לסרבול אם תתבלבלו בשמות הנמענים. טעות יכולה להיות בשם הנמען עצמו או בכתובת הדוא"ל שלו. בדקו את השמות ודרכי הכתיבה שלהם לפני השליחה.
10. עצרו: רגע לפני שאתם לוחצים "שלח", נסו לקרוא את ההודעה בעיניים חדשות. האם היא ברורה לכם? האם היא קצרה ומניעה לפעולה? האם יש טקסט מיותר? האם אתם עושים שימוש נכון ומדויק במושגים השונים במייל?